Alguns autores dividem as atividades em quatro quadrantes: urgente, importante, importante e urgente, não importante e não urgente. Depois de terminar a planilha de todas as atividades realizadas ao longo dos dias e da semana, devemos classificar as atividades. Por exemplo, acordei e assisti TV. Em que quadrante poderia colocar essa atividade? Se for importante em algum aspecto da sua vida por qualquer motivo, pode ser colocada no quadrante importante. Se for um programa que não acrescenta em nada e não tem função, pode ser classificada como atividade não importante e não urgente. Em seguida fui ao banco pagar uma conta que venceria naquele dia mesmo, classifica como urgente e importante. Depois fui fazer exercício físico, classifica como importante. Enfim, comece a classificar cada atividade para descobrir qual o seu quadrante predominante.
Se você tem muitas atividades urgentes, algo errado está acontecendo. Devemos ter o mínimo de urgências possível. O estresse que está acabando com a saúde das pessoas pode ser ocasionado pelo número de urgências que deixamos em nossas vidas. As urgências podem ser evitadas se formos organizados e disciplinados e aprendermos a fazer o IMPORTANTE. Há muita protelação e por isso temos todas essas urgências. Um bom gerenciamento de atividades teria uma programação que contemplasse o pagamento de contas com dias de antecedência para evitar urgências e para que tenhamos tempo caso algo inesperado aconteça. Há urgências que estão fora do nosso controle, mas se formos honestos, admitiríamos que a maioria das urgências são ocasionadas pela nossa desorganização e hábito de fazer tudo na última hora.
Quem se concentra no importante faz tudo com antecedência e de forma programada. Se você tiver prazo para a próxima semana, já estará com os preparativos e terá tudo pronto antes do prazo. Quem se concentra no importante saberá afiar a ferramenta e não verá como tempo perdido estudos que visem o aperfeiçoamento, inclusive cursos de gestão de tempo, porque esses cursos possibilitarão um melhor uso do tempo, agilidade e evitarão atrasos. Há várias atividades importantes e elas devem ser equilibradas em todas as áreas da vida. O importante varia de pessoa, entretanto conta como importante aquilo que é feito com tranquilidade, sem estresse e de forma consiste e com um objetivo específico.
Se você tem muitas atividades no quadrante importante, parabéns, você está organizando muito bem seu tempo. Você tem qualidade de vida e equilíbrio.
Se você tem muitas atividades no quadrante não importante e não urgente, cuidado, pois pode estar negligenciando áreas importantes de sua vida com atividades que não acrescentam em nada e não tem objetivo algum.
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