Além da teoria dos quadrantes, há a definição da tríade do tempo, em que as atividades podem ser classificadas em importantes, urgentes e circunstanciais. As atividades importantes estão em todas as áreas da vida que são relevantes para a pessoa. As atividades urgentes são todas aquelas com prazo curto ou que já deviam ter sido realizadas. Finalmente, as atividades circunstanciais são todas aquelas que nem são importantes, nem urgentes. Essa é a forma de divisão de atividades proposta por Christian Barbosa e eu gosto muito dela por ser bem simples.
Também Christian Barbosa ensina que devemos priorizar as atividades importantes. Acontece que não tem muita saída quando temos muitas urgências, o jeito é ir apagando fogo. Queiramos ou não, temos que nos livrar das urgências. Acredito que tanto eu como qualquer leitor temos urgências e temos que lidar com isso. Acontece também que por termos muitas atividades, nem sempre podemos tirar muito do circunstancial para concentrar no importante.
Lembro-me que a primeira proposta de gestão de tempo com planilha a ser preenchida com as 24 horas e planejamento para estudos foi proposta por um professor da FATEC. Eu trabalho por tempo integral e ainda tinha que colocar as horas do curso e ainda mais um tempo para estudos. Foi difícil arranjar tempo. Confesso ter quebrado a cabeça nessa atividade. Eu já era muito ocupada, a tarefa era bem difícil. Já estava fazendo um sacrifício. Cada um tem uma prioridade diferente, e então vendo e revendo os horários, consegui encaixar umas horas para os estudos que teria que fazer fora da faculdade. Todos nós podemos quando queremos, mas essa tarefa é tão pessoal quanto a planilha financeira, ninguém pode definir por você. Meus primeiros cortes foram em tempo de TV, isso porque não ligo para TV, isso pode ser importante para outra pessoa. Outras horas que encontrei foram em intervalos, já que tinha cursado outra faculdade e fiquei livre de algumas matérias. Aproveitei esses intervalos para acrescentar horas no meu dia. Enfim, foi difícil mas consegui. Consegui porque tinha vontade e meta.
Sem querer e sem saber sobre gestão do tempo, fazia todas as atividades propostas e estudos extras como no meu planejamento. Algo bom aconteceu, meus trabalhos a serem entregues nunca ficavam para em cima da hora, estudava com tranquilidade para as provas porque já vinha entendendo a matéria aos poucos e já pedia esclarecimentos assim que surgia a dúvida. Essa planilha me ajudou a concentrar - me no importante. As urgências ocorriam, mas em menor número e era fácil de gerenciar.
Assim, descobri que por mais que você seja ocupado, é importante dedicar algumas horas para o importante, porque essas horas vão evitar o urgente amanhã. Quem só estuda quando tem prova, poderia ter dedicado meia hora por dia e ficar tranquilo na véspera das provas. Quem tem um problema de saúde, poderia ter dedicado meia hora por dia em exercícios físicos e alimentação saudável, assim evitaria a urgência de um problema de saúde. Quem tem um problema mecânico no carro, poderia ter dedicado minutos à manutencao e prevenido o transtorno. Enfim, quase toda a urgência teria sido evitada caso se dedicasse uns minutos a mais na prevenção. Não precisa ser muito tempo, 15 minutos que sejam já faz diferença no todo.
Quem tem muitas urgências deve apagar esses fogos e ao mesmo tempo ir trabalhando e planejando a prevenção de novas urgências. Na maioria dos casos não se exige muito. Seria aquela meia hora que acordamos mais cedo ou dormimos mais tarde. Ou aquela meia hora que deixamos de falar da vida alheia com o colega que insiste em reparar nos defeitos alheios. Enfim, cada um saberá onde tirar esses 15 minutos preciosos para o importante. E se não tiver de onde tirar, vamos aprender a delegar e dividir responsabilidades. A verdade é que quando temos um propósito sempre conseguimos. O ser humano é muito bom quando quer alguma coisa. Ele consegue quando verdadeiramente quer.
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