Antecipe-se

Deixar para a última hora a conclusão de muitas atividades a que você se propôs só o deixará estressado.  Gerência de tempo é antecipar - se e surpreender.

 Dessa questão proposta por Christian o que me chamou a atenção foram as muitas atividades. Nem sempre você não deu conta de algo, simplesmente você se propôs a fazer mais do que cabia no espaço de tempo.  Sempre digo que não cabem 8 horas em 1 hora.  Portanto, se você tem atividades para 8 horas,  então não prometa que fará em uma hora, nem tampouco se proponha a isso.  Muito pelo contrário,  você deve se planejar com espaço de tempo, pois urgências sempre ocorrem, por mais organizado que você seja.

Por isso,  não assumo responsabilidade que não posso cumprir. Assumo o que posso, mesmo que tenha que trabalhar arduamente, mas o que não posso simplesmente recuso, ou peço para que me ajudem nas prioridades. Ou aumentem o prazo. É algo bem lógico e que evita muito estresse desnecessário.

O segundo ponto da questão é deixar para a última hora. Não faça isso.  Planejamento exige antecipação.  Se meu prazo é amanhã, então hoje já estou me preparando e se possível hoje já está pronto. Muito provavelmente, dependendo da complexidade da tarefa, já estou me preparando dias ou até meses antes.

Antecipar-se torna tudo fluido, agradável,  sem estresse.

Reserve tempo para o esporte, lazer e as atividades pessoais

Certamente a boa gestão do tempo inclui várias atividades para manter uma vida equilibrada. Assim, é muito importante dedicar tempo para as atividades que você gosta de fazer. Cada um tem uma preferência,  não é possível seguir uma regra. Tem gente inclusive que ama seu trabalho de modo que ele acaba sendo um lazer.

Atividade física é de suma importância para todos. Se você não gosta de esportes,  não precisa necessariamente praticar um esporte,  qualquer outra atividade física já está valendo.  Quem pratica uma atividade física tem mais disposição e acaba tendo mais tempo do que aquele que vive cansado e não consegue sair da frente da TV quando está de folga. Quem vive cansado também demora mais nas atividades diárias,  então os benefícios de praticar uma atividade física são enormes. Eu aproveito o dia a dia para fazer atividades físicas,  por mais que não pareça fazer diferença,  na maioria das vezes escolho subir as escadas a pegar elevador,  andar para fazer compras, enfim, mesmo que a pessoa pense que não tem tempo, com boa vontade sempre dá para encaixar alguma atividade física,  mas o ideal mesmo é conseguir separar tempo exclusivamente para a atividade física,  não apenas encaixar no dia a dia.

Cada um tem um lazer diferente, então para quem gosta de TV não há problema em dedicar algum tempo para essa atividade. No entanto, acredito que o ideal é variar. Gosto de atividades que exigem mais de mim. TV é uma atividade passiva, só recebemos informações.  Gosto de atividades desafiantes, que exigem de mim.

As atividades pessoais são aquelas opostas ao trabalho. Em nome do equilíbrio não devemos ficar horas no trabalho. Não podemos nos sobrecarregar,  porque o efeito é contrário,  não somos mais produtivos porque ficamos horas e horas no escritório. É por isso que algumas empresas muito inteligentes decidiram pagar por projetos, por atividades concluídas.  As vezes a pessoa está no escritório e não produz quase nada. Fica um dia todo praticamente improdutivo. Não me parece muito racional.

Assim, gestão do tempo boa é equilibrada.  Há tempo para tudo.

Não aceite facilmente as tarefas que outros te pedem

Uma das grandes sacadas da gestão do tempo é aprender a dizer não.  Nosso país não tem essa cultura e as pessoas se sentem ofendidas até demais com isso. Um não é algo simples, que não deve ser encarado como uma rejeição.  Nem tudo que as pessoas pedem é algo que você genuinamente deve ou quer fazer, portanto um não tem que ser natural. Se convivemos com pessoas com super sensibilidade isso já é outro problema.  E não é seu, é dessa pessoa super sensível.

Então a primeira questão a ser considerada é se a tarefa é um dever. Se é um dever, então a segunda questão é se ela é prioritária.  Outras questões podem estar envolvidas nesse quesito, cada caso é um caso. Mas em regra se é dever e se é prioritária,  a tarefa deve ser feita.

Se a tarefa não é um dever, então entra o querer. Eu já fiz várias tarefas que não eram um dever simplesmente porque quis. Ora porque quis contribuir,  ora porque acreditava na importância da tarefa, enfim, há vários motivos para eu aderir a uma tarefa. No entanto, se essa tarefa impedirá você de fazer tarefas que estão níveis acima dela em prioridade,  então deve haver uma conversa franca para melhor decidir.

Se você definitivamente não quer fazer uma tarefa e ela não é um dever, então seja assertivo. Sinto muito pelas pessoas super sensíveis, cada um tem uma prioridade e nós jamais conseguiremos nos dedicar a nossas prioridades se ficarmos fazendo o que não queremos e deixando de lado nossas prioridades.  Não é egoísmo.  É saber priorizar e definir o que é importante.

Portanto, aprenda a dizer não para certas tarefas. Isso poupará tempo e chateações.  E o mais importante,  poupará frustração,  pois existem várias pessoas frustradas por aí simplesmente porque têm receio de dizer um não.  O não não é para a pessoa,  é para a tarefa.

Evite problemas e urgências inesperados

Christian também levanta a questão de problemas e urgências que ocorrem inesperadamente no dia a dia. É quase impossível que eles não ocorram, no entanto se ocorrem com muita frequência,  algo está errado.

Eu praticamente não tenho problemas e urgências.  Gosto de fazer tudo antecipadamente para não acontecer isso. Gosto de verificar, gosto de saber quanto tempo cada tarefa leva para ser realizada para ter uma boa estimativa. Se possível,  se sei que o prazo é para tal dia, gosto de ter pronto um dia antes. Ou ter tudo adiantado.

Devemos entender porque problemas e urgências ocorrem. Se temos muito problemas,  é porque estamos mal na prevenção.  Podemos considerar nossa saúde como um exemplo, de repente surge um problema de saúde.  Será mesmo que foi de repente? Será que a pessoa estava tendo hábitos saudáveis e de prevenção?  O mesmo ocorre na questão profissional de gestão de tempo. Será mesmo que foi um problema repentino? Será que ele podia ser prevenido e não se fez nada a respeito, mesmo tendo alertas e sendo avisado? É fato também que nada ocorre de repente, há certos alertas que negligenciamos.

A boa gestão de tempo inclui fazer atividades aparentemente sem importância mas que evitam os problemas e as urgências, porque são preventivos. Quem vive apenas apagando fogo, com muitas urgências e problemas,  tem uma péssima qualidade de vida, vive ansioso, tenso, nervoso. Vale muito gerir o tempo de tal maneira que previna problemas e urgências. Livre deles ninguém ficará,  mas resolve muito e acaba sobrando mais tempo para o importante, por mais contra intuitivo que possa parecer fazer um planejamento e investir tempo no aprendizado de gestão de tempo.

Interrupções nas tarefas diárias comprometem a boa gestão do tempo

Outra questão no questionário do Christian se refere às muitas interrupções em razão de coisas sem importância como e-mails,  telefones e conversas fúteis.  De fato nós avaliamos mal o impacto de pequenas coisas. Essas pequenas interrupções em quantidade grande e com constância podem atrapalhar que se consiga fazer todas as atividades diárias.  Da mesma forma pequenas coisas que contribuem para o objetivo podem impulsionar mais do que imaginamos.

Na verdade sou o oposto das pequenas interrupções,  sou tão focada que simplesmente as interrupções são quase nulas. Acho que poderia até interromper mais, para dar um equilíbrio,  mas como sou do time dos introvertidos,  renovo minhas energias quando estou sozinha, gosto muito de ficar só,  o que por si só elimina conversas fúteis.  Estabeleço horários para ver email e não gosto de telefone.  Só ligo quando necessário e fico incomodada com o tempo que perdemos esperando que nos atendam. Sou tão focada que consigo me concentrar a tal ponto de fazer duas coisas ao mesmo tempo, sem abrir mão da qualidade.  Dizem que multitarefar é ruim. No meu caso não atrapalha em nada. Cada um desenvolve uma habilidade única.

Lembro-me do caso de uma pessoa que trabalhou comigo. Ela é o exemplo clássico dessa questão.  Reclamava demais de excesso de serviço.  Chegava a incomodar as reclamações.  Só que interrompia os outros toda a hora para conversa fútil.  Sabia da vida de todos e falava da vida de todos. Não eram comentários construtivos, eram maldosos mesmo. Dava pena. Se conseguisse se focar um pouco mais não reclamaria de excesso de serviço, pois devia perder quase a metade do expediente só com reclamações e cuidando da vida alheia. Se espremessee tudo o que fez no dia, não daria quase nada. E chegava mais cedo todo dia. Para que? Não teria necessidade se cuidasse mais das tarefas. E de quebra pegava essas horas que chegou mais cedo e não vinha trabalhar com regime de compensação  daquelas horas nos dias convenientes para ela.  Cada coisa...

Enfim, se cuidarmos mais das pequenas interrupções poderíamos render muito mais. Se cuidarmos mais das pequenas tarefas que nos movem para o alvo, poderíamos progredir muito mais.

Termine tudo que propôs para o dia

Eu descobri que as listas são maravilhosas para sermos donas do nosso tempo. Mary Kay Ash propôs a lista das seis coisas mais importantes e eu me guio por listas. Comigo funciona tão bem que raramente tenho problemas com protelação e com prioridades. É que nem sempre priorizo o importante, como deve acontecer com a maioria de nós.  Mesmo assim termino minhas prioridades e isso já é um bom sinal.

O questionário do Christian Barbosa segue na linha das pessoas que não conseguem terminar o que propôs para o dia e precisa fazer hora extra ou levar trabalho para casa. Não tenho esse tipo de problema.  No meu serviço principal consigo terminar tudo que me proponho para o dia. Não concordo com horas extras, pois se tivermos que ficar horas a mais, duas hipóteses devem ser consideradas. Ou nos perdemos com questões não prioritárias ou o serviço é muito para um dia de serviço,  o que está errado. Tudo deve ser equilibrado,  inclusive as horas que dedicamos para o trabalho e nossa vida pessoal.  Então não terminar por protelação é falta de responsabilidade do funcionário.  Não terminar por excesso é falta de responsabilidade do gestor, que não soube passar atividades dentro do limite possível e nem soube dividir bem as tarefas. É normal que as vezes há mais serviço do que mão de obra, então é necessário saber trabalhar com prioridades e indicar ao funcionario o que é prioritário.  Errado é exigir o impossível e ainda avaliar mal o funcionário que culpa alguma tem que o gestor não sabe passar atividades. Indica que o gestor é péssimo em gestão de tempo, não o funcionário.

Em Mary Kay também tenho meu planejamento e o sigo. A regra é a mesma, distribuo atividades dentro do tempo disponível.  Não quero fazer em uma hora o que deveria ser feito em oito horas. Seria falta de responsabilidade minha. Elaboro um plano dentro do possível.  E sigo esse plano. Então a questão não só envolve se você consegue fazer tudo o que planeja, mas se tem uma visão realista do que é possível dentro do prazo em questão. Planejar a mais não funciona. Planejar a menos não funciona. Por isso que nenhum plano deve ser inflexível.  Ele se ajusta à realidade,  ao que de fato é possível.

Você dona do seu tempo

Sem dúvida gestão do tempo é um dos aspectos mais importantes na vida de uma pessoa. Todas as pessoas têm 24 horas num dia. Uns aproveitam melhor esse tempo, uns fazem muito em menos tempo, uns são mais produtivos e acredito que o segredo para isso não é o tempo em si, mas como cada um usa seu tempo. Alguns têm horas de qualidade, outros têm horas sem qualidade alguma.

O livro de Christian Barbosa, "Você dona do seu tempo" foi dedicado às mulheres, pois elas devem ser verdadeiras malabaristas para conseguir dar conta de tudo num dia. As mulheres merecem toda a homenagem pois realmente acabam tendo mais funções do que os homens. E geralmente se dão muito bem em gestão de tempo.  E mesmo assim, ainda falta tempo...

Acho que não precisa falar muito do Christian, ele tem um site sobre gestão do tempo fantástico.  Vale a pena ler seus artigos. O livro começa com um questionário para descobrir como o leitor utiliza o tempo. E a proposta é fazer com que a utilização do tempo se modifique após a leitura.

A primeira pergunta é: Tenho realizado tarefas que não me trazem resultados pessoais nem profissionais por comodidade, necessidade, ordem superior ou falta de opção?

Essa pergunta vale muito a reflexão. A primeira questão importante que vejo é que as tarefas tem que trazer algum resultado pessoal ou profissional. Por isso tudo deve começar de um objetivo. Se o objetivo é ter horas de qualidade com a família,  então as tarefas devem ser nesse sentido. Se o objetivo é crescer profissionalmente, então as tarefas devem ser nesse sentido. Claro que tudo deve seguir um equilíbrio,  mas sem começar pelo objetivo fica bem difícil a pessoa comandar sua vida. Ela vai ficar refém da comodidade, necessidade, ordem superior ou falta de opção.  Oh vida!

Eu tento acabar com a comodidade em minha vida. Então sempre tem algo que me tira da zona de conforto. Definitivamente minhas tarefas não são realizadas por comodidade.  Essa palavra simplesmente não existe em minhas ações.

Algumas tarefas em minha vida são feitas por necessidade.  Oh vida!!! Tem como mudar? Claro, é por isso que busco independência financeira. Nada a ver com vontade de ficar rica ou comodidade. Nem um nem outro me atrai. O que quero mesmo é qualidade. Fazer tarefas que tenham sentido.

Algumas tarefas são feitas por ordem superior. Algumas trazem crescimento profissional, então estão liberadas, outras não.  Então por que? Isso realmente traz qualidade de vida? Oh vida!!! Ficar lamentando não adianta.  Então tenho que ver ações que me levem a ser mais atuante e fazer tarefas com sentido. Se trabalho com líderes tudo pode ser discutido e há crescimento e soluções melhores, então também estão liberadas as tarefas decididas junto com um líder de verdade.

Poucas tarefas em minha vida são feitas por falta de opção. Há tantas opções na vida que é muito ruim a qualidade de vida de alguém sem opções.  Aliás,  acho que é uma opção dizer que é falta de opção.  Oportunidades somos nós que fazemos.  E existem tantas. Algumas vezes a pessoa não detecta, então não pega as boas oportunidades.

Acho que devemos mesmo aprender a ser donas do nosso tempo. Tudo que não dominamos, nos domina. E o tempo? Você o domina ou ele te domina?